Obowiązek przedłożenia informacji o mieszaninie niebezpiecznej lub mieszaninie stwarzającej zagrożenia określa art. 15 ustawy z 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (Dz. U. Nr 63, poz. 322 wraz z późn. zm.). Dotyczy on osoby fizycznej lub prawnej, która wytwarza mieszaninę stwarzającą zagrożenia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i wprowadza ją do obrotu lub sprowadza z zagranicy. Do dnia 29 maja 2015 roku obowiązek ten mógł być realizowany poprzez przesłanie tradycyjną drogą pocztową lub pocztą elektroniczną na adres Biura ds. Substancji Chemicznych, pisma przewodniego wraz z załączonymi kartami charakterystyki lub informacjami o mieszaninie w wersji papierowej, bądź na płycie CD/DVD. Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o substancjach chemicznych i ich mieszaninach, która ukazała się w dniu 15 maja br. w Dzienniku Ustaw zmieniła kwestie przekazywania informacji o mieszaninie. Zgodnie z art. 15 znowelizowanej ustawy (Dz. U. 2015, poz. 675), poinformowanie Inspektora ds. Substancji Chemicznych może być dokonywane wyłącznie drogą elektroniczną poprzez system ELDIOM.
Warto podkreślić iż, mimo że praca z systemem ELDIOM opiera się w dużej mierze na intuicji, to wprowadzenie tak wielu informacji do formularza zgłoszeniowego systemu bywa dość czasochłonne. Poza tym niezbędna jest wiedza chemiczna, znajomość klasyfikacji mieszanin, rozporządzenia CLP (1272/2008/WE) oraz rozporządzenia REACH (1907/2006/WE). Należy pamiętać, że podając w zgłoszeniu nazwę mieszaniny należy zwracać uwagę na jej zgodność z nazwą zapisaną w karcie charakterystyki. Nazwa mieszaniny jest jej najważniejszym identyfikatorem w systemie i niezgodność z kartą charakterystyki, czy oznakowaniem może powodować trudności w wyszukaniu produktu na podstawie nazwy. Zgodność nazwy z kartą charakterystyki jest jednym z podstawowych elementów weryfikowanych w Biurze w przychodzących zgłoszeniach. Dodatkowo jeżeli firma stosuje własne kody produktu, powinny być one podawane w przeznaczonym do tego okienku, nie zaś w nazwie.
Kolejnym istotnym elementem jest sposób dodawania substancji spoza bazy ELDIOM do składu mieszaniny. W przypadku, gdy przy wpisywaniu składu w kroku 3. poinformowania system nie wyszukuje substancji ani po numerze CAS, ani WE, należy substancję tę dodać z takimi danymi, jakie są w karcie charakterystyki. Po wysłaniu zgłoszenia (które będzie oznaczone „z ostrzeżeniem”) substancja, po pomyślnej weryfikacji w różnych bazach urzędowych, zostanie dodana do bazy ELDIOM.
W przypadku, gdy w karcie charakterystyki brak jest danych jednoznacznie identyfikujących substancję (specyficzna nazwa chemiczna, nr CAS/WE), należy zwrócić się do dostawcy o umieszczenie takich danych w karcie charakterystyki zgodnie z obowiązującymi w Unii Europejskiej przepisami.
Należy pamiętać, że zgłaszanie mieszanin do systemu ELDIOM (na określonych w ustawie warunkach) jest obowiązkowe, a sam system stanowi bazę i ewidencję zgłoszonych mieszanin. Ponadto, w przypadku kontroli jednostek nadzoru, przedsiębiorca może szybko okazać potwierdzenie złożenia wymaganych prawem informacji, bowiem aplikacja umożliwia, poprzez zakładkę Raporty, generowanie raportów z dokonanych zgłoszeń. W przyszłości, zgodnie z zapowiedziami od 2019 r. sposób informowania Inspektora do spraw Substancji Chemicznych o mieszaninach ulegnie zmianie. Komisja Europejska przygotowuje właśnie nowe przepisy harmonizujące na poziomie UE format i zakres informacji o mieszaninach stwarzających zagrożenie przedkładanych zgodnie z art. 45 rozporządzenia CLP. Szczegółową informację o nowych regulacjach prawnych, na razie w języku angielskim, można znaleźć na stronie Europejskiej Agencji Chemikaliów w zakładce https://poisoncentres.echa.europa.eu/.