Rozporządzenie REACH [Rozporządzenie (WE) nr 1907/2006] weszło w życie w 2008 roku i od tego czasu stało się integralna częścią obrotu gospodarczego dla firm powiązanych z produkcja, importem i sprzedażą produktów chemicznych. Wymagania tego rozporządzenia dotyczą tysięcy firm z całej Unii Europejskiej, zarówno małych, jak i tych największych.
Przez ten czas większość przedsiębiorstw spotkała się – chcąc czy nie – z wymaganiami rozporządzenia narzucanymi w odniesieniu do rejestracji, ograniczeń i zakazów we wprowadzaniu do obrotu oraz przekazywania odpowiednich informacji w łańcuchu dostaw.
Zdarza się też często, iż spełnienie wymagań rozporządzenia REACH jest wymagane przez dostawców lub odbiorców produktów firmy, często jest to warunek kluczowy do nawiązania lub utrzymania współpracy z danym kontrahentem.
Jednak wiele firm zadaje sobie pytanie, co oznacza spełnić wymagania rozporządzenia REACH. Jest to przecież dokument ogromny legislacyjnie, zawierający szereg przeróżnych nakazów i zakazów, ograniczeń i obowiązków, które są zmienne w czasie i w zależności od ról, jakie pełni przedsiębiorstwo w łańcuchu dostaw. Czym więc jest zgodność z REACH?
Można przyjąć, że jest to wypełnianie wszelkich obowiązków wynikających z rozporządzenia REACH w odniesieniu do pozycji w łańcuchu dostaw. Kluczowe jest tu ustalenie tychże właśnie obowiązków, gdyż są one różne nie tylko w zależności od roli pełnionej w łańcuchu dostaw (np. producent substancji, producent mieszaniny lub wyrobu, dalszy użytkownik, wyłączny przedstawiciel, dystrybutor, itp.), ale także od kierunków zakupu substancji i mieszanin (UE i obszar poza UE), charakteru wytwarzanego produktu (substancja, mieszanina, wyrób uwalniający w sposób zamierzony substancję chemiczną), czy istniejących ograniczeń i zakazów lub nakazów rejestracji albo zgłoszeń dla stosowanych substancji. Ponadto zidentyfikowane i określone obowiązki mogą się dla danego przedsiębiorstwa zmieniać w czasie w zależności od zmian w legislacji, zmian kierunku dostaw surowców (substancji chemicznych), czy konieczności modyfikacji dokumentacji.
Cóż zatem robić?
Najlepszym sposobem postepowania wydaje się przeprowadzenie systematycznego audytu przedsiębiorstwa oraz wprowadzanych na ten UE surowców i gotowych produktów w celu pełnej identyfikacji obowiązków firmy względem rozporządzenia REACH. Audyt ma na celu usystematyzowanie wiedzy o obowiązkach ciążących na firmie, a także wskazanie niezgodności i braków, które w dalszym toku postępowania należy wyeliminować. Działanie takie pozwala na skupienie się, w toku dalszego postępowania, na tylko tych aspektach rozporządzenia REACH, które dla firmy są istotne i na pominięcie obowiązków prawnych, które firmy nie obejmują.
Po zebraniu wszystkich informacji można przystąpić do naprawiania i systematyzowania działań wszystkich działów firmy, które z rozporządzeniem REACH mają, wg postawionych w Audycie wniosków, do czynienia. Nie jest to oczywiście zadanie ani łatwe, ani natychmiastowe, gdyż należy wprowadzić w firmie pewne mechanizmy postepowania, które pozwolą na wypełnianie obowiązków prawnych również w przyszłości. Nie może być to bowiem działanie doraźne „teraz jest ok., a jutro się zobaczy”. Działanie takie można odnieść do wprowadzania w przedsiębiorstwie mechanizmów postepowania podobnego do ustanawiania procedur zgodnie z normą ISO 9000. Zresztą w firmach posiadających certyfikaty ISO 9000, a w których wprowadzono mechanizmy działania zgodnie z rozp. REACH, stały się one częścią ogólnych procedur ISO 9000.
Oczywiście właściwe zarządzanie wszystkimi działaniami dążącymi do kompleksowego wprowadzenia funkcjonującego systemu zgodności z rozp. REACH nie jest łatwe. Należy wziąć pod uwagę nie tylko wewnętrzne relacje pomiędzy działami w firmie, np. zakupy-produkcja lub sprzedaż-tworzenie i dystrybucja odpowiedniej dokumentacji, ale także relacje z dostawcami i klientami, którzy również są elementami przyjętego w rozp. REACH łańcucha dostaw, a co za tym idzie muszą dostarczać lub otrzymywać odpowiednie informacje i dokumenty.
Wszystkie opisane powyżej działania można zrobić samodzielnie w firmie, choć oczywiście pochłonie to dużo czasu, sił i środków. Warunkiem koniecznym jest jednak posiadanie w swojej organizacji osoby lub osób, które posiadają szeroką i interdyscyplinarna wiedzę, bez której działania, począwszy już od Audytu, nie będą możliwe do przeprowadzenia. Alternatywnym rozwiązaniem jest też powierzenie przeprowadzenia całej procedury (lub tylko audytu) wyspecjalizowanej firmie doradczej, która odpowiednie kompetencje posiada. Jej praca porównywalna jest, w warstwie samego technicznego prowadzenia działań, do pracy audytorów zajmujących się np. wprowadzaniem systemów GMP, czy norm ISO.
Mamy system REACH – i co dalej?
Oczywiście należy o niego dbać, przestrzegać i wypełniać ustalone procedury i sposoby postepowania – to oczywiste. Jednak, czy tylko?
Wprowadzony i funkcjonujący system REACH może być doskonałą karta przetargową wobec klientów, którzy są coraz bardziej wymagający i wyczuleni na spełnianie przez dostawców wszelkich wymagań prawnych – zarówno w odniesieniu do samej firmy, jak i do oferowanych przez nią produktów. Ale jak ich o tym poinformować, jak potwierdzić, że rzeczywiście spełniamy wymagania rozporządzenia REACH, mamy zidentyfikowanych dostawców, zarejestrowane komponenty w naszych produktach?
Możemy się tu posłużyć analogią z przytoczonego wcześniej systemu wg normy ISO 9000. Wprowadzenie w firmie systemu ISO kończy się odpowiednim certyfikatem – potwierdzeniem niezależnej jednostki, iż przedsiębiorstwo spełnia odpowiednie wymagania.
Podobnie może być w przypadku spełnienia przez przedsiębiorstwo wymagań rozp. REACH – potwierdzenie odpowiednim certyfikatem wydanym przez niezależną od audytowanej firmy organizację.
Certyfikat – potwierdzenie zgodności
Pisemne, kompleksowe potwierdzenie wydane przez niezależny podmiot, będzie wyraźnym sygnałem dla wszystkich firm w łańcuchu dostaw, iż certyfikowane przedsiębiorstwo wypełnia wszystkie obowiązki nakładane przez rozporządzenie REACH, zarówno w odniesieniu do właściwej dokumentacji, rejestracji, jak i przekazywania odpowiednich informacji zgodnie z szczegółowymi wymaganiami. W takim świetle uzyskanie certyfikatu jawi się z jednej strony jako ukoronowanie całości wysiłków związanych z wprowadzeniem systemu REACH w firmie, a z drugiej jako niewątpliwa przewaga konkurencyjna pozwalająca na zajęcie silniejszej pozycji w branży.