Zgodnie z art. 11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. dotyczącego produktów kosmetycznych (ze zmianami), dla każdego produktu kosmetycznego wprowadzanego na rynek UE należy opracować dokumentację, której głównym elementem jest Raport Bezpieczeństwa Produktu Kosmetycznego. Podmioty odpowiedzialne („osoby odpowiedzialne”) za wprowadzenie produktów kosmetycznych do obrotu zobligowane są do opracowania lub zlecenia opracowania dokumentacji kosmetyku, a tym samym przejmują pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo produktu i jego zgodność z przepisami prawa. „Osobą odpowiedzialną” jest zwykle producent (fizyczny wytwórca lub firma zlecająca produkcję) kosmetyku lub importer, czyli podmiot sprowadzający produkt kosmetyczny spoza UE.

Za osobę odpowiedzialną uznaje się również dystrybutora kosmetyku, czyli firmę/osobę, dokonującą zakupu towaru na terenie UE, która sprzedaje produkt pod własną marką. Dokumentacja kosmetyku musi być udostępniana pod adresem wskazanym na etykiecie produktu. Pojęcia „miejsca udostępniania” nie oznacza fizycznego przechowywania dossier, a jedynie miejsca przekazania dokumentacji właściwym organom, w czasie wskazanym przez te organy. Może się zdarzyć, że dokumentacja kosmetyku jest przechowywana u producenta, który nie pełni roli „osoby odpowiedzialnej”. Dzieje się tak zazwyczaj w przypadku produkcji kosmetyków na zlecenie. Fizyczny wytwórca odpowiada za produkcję masy kosmetycznej, natomiast firma zlecająca produkcję kosmetyku, za pełną zgodność produktu z wymaganiami prawnymi. Wytwórca kosmetyku ma dostęp do pełnej dokumentacji surowców i w związku z tym bardzo często opracowuje również dossier kosmetyku.

Dokumentacja produktu jest najczęściej przechowywana w firmie produkcyjnej i udostępniana „osobie odpowiedzialnej” w czasie kontroli przeprowadzonej przez upoważnione organy nadzoru. Kontrola dokumentacji kosmetyku odbywa się zawsze w miejscu wskazanym na etykiecie w związku z tym wytwórca masy kosmetycznej nie może udostępniać jej w swojej siedzibie, chyba, że jest ona wskazana na etykiecie. W sytuacji, gdy dokumentacja produktu nie znajduje się fizycznie w siedzibie „osoby odpowiedzialnej”, konieczne jest ustalenie między stronami warunków udostępniania dokumentacji i spisanie odpowiedniej umowy.